Comunicado IAIP en la Semana Internacional de los Archivos
En nuestro papel de órgano garante del acceso a la información pública, la protección de datos personales y la gestión documental en El Salvador nos sumamos con gran entusiasmo a la celebración de la Semana Internacional de los Archivos, que se enmarca del 3 de junio al 9 de junio del presente año, pues reconocemos el valor esencial de los documentos en todos sus soportes, como fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo del devenir histórico de las sociedades; así como la importancia de la aplicación de prácticas de organización, para buen funcionamiento de los sistemas de gestión documental y archivos, de manera que garanticen el adecuado manejo y resguardo de los documentos.
Esta celebración nos permite reflexionar sobre los archivos institucionales no como simples depósitos de documentos, sino como recursos vitales que aseguran la continuidad administrativa, que permiten la preservación del patrimonio documental institucional y la toma de decisiones en la administración pública y en la ciudadanía que hace uso de la información.
Es por ello que como Instituto reafirmamos que para garantizar la transparencia y la protección de datos personales es preciso un adecuado manejo y resguardo de los archivos.
En el marco de esta celebración y de las facultades que nos proporciona la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP), asumimos con gran responsabilidad y compromiso brindar apoyo a todas las instituciones públicas para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, a través de acciones para mejorar sus competencias técnicas para la implementación de los Sistema de Gestión Documental y Archivos; en especial nos comprometemos con los distritos municipales en el contexto de la reestructuración municipal que se está llevando a cabo en nuestro país.
La reestructuración municipal es un proceso complejo que busca mejorar la gobernanza local y optimización los recursos; en este sentido, siendo los documentos generados por la municipalidades parte de la identidad histórica y cultural de los territorios, en cumplimento de los artículos del 40 al 43 de la LAIP hemos emitido las “Directrices para el funcionamiento del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos en la reestructuración municipal” las cuales contemplan orientaciones sobre aspectos administrativos y técnicos para la conservación de los archivos municipales.
Estamos convencidos que la implementación de las prácticas de gestión documental moderniza la organización de los archivos y promueve la eficiencia de las instituciones, es por ello que en estas directrices se encuentran indicaciones que permiten definir las responsabilidades sobre la preservación y protección de los documentos, delimita el trabajo de los oficiales de gestión documental y archivos tanto de los municipios como de los distritos. En consecuencia, acompañaremos a las municipalidades a través de la asistencia técnica necesaria para la implementación de las directrices.
Por otra parte, dado que el patrimonio documental es una fuente de conocimiento y evidencia de derechos para la población, reafirmamos nuestro compromiso de seguir impulsando herramientas y mecanismos para favorecer el acceso a la información, fomentar la confianza en la administración pública y promover la rendición de cuentas.
Asimismo, invitamos a todas las instituciones públicas a seguir implementando prácticas archivísticas que favorezcan la modernización del manejo de los documentos facilitando a investigadores, estudiantes, docentes, investigadores y población en general tener acceso al patrimonio documental para promover el desarrollo científico y cultural del país.
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