LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN TIEMPOS DE EMERGENCIA NACIONAL
Oscar Campos Lara
Al momento de escribir este breve ensayo, se reportan apenas 35 Unidades de Gestión Documental y Archivos están laborando más o menos durante esta emergencia, de los 158 entes obligados que el IAIP evalúa desde el año 2016. Así como se ha señalado que la transparencia atraviesa un momento crítico con la suspensión de plazos para solicitar y entregar información pública, las labores de la gestión documental por su parte, no necesariamente debe verse suspendida. En la medida que las instituciones públicas han provisto de los insumos o recursos necesarios para continuar las funciones de la administración, se propone a continuación, algunas medidas y reflexiones que consideramos pertinentes para no dejar de atender este importante elemento para garantizar el derecho de acceso a la información pública una vez que la situación comience a normalizarse.
La información que contienen los archivos públicos es vital para proteger los derechos de sus habitantes, fortalecer la democracia a través de la contraloría ciudadana y preservar la memoria de la nación. Garantizar todo esto requiere de la construcción de una infraestructura institucional que articula el ciclo administrativo, el uso de las tecnologías de la información, así como los recursos humanos y materiales necesarios para ello. En esta ocasión se discutirá entorno a los elementos que pueden ser atendidos durante esta emergencia donde los tomadores de decisiones tienen un rol fundamental para el éxito de esta empresa.
Si bien podemos considerar como logro el que los archivos están rompiendo el paradigma de la bodega-basurero, sin duda alguna el reto principal a enfrentar es uno de los males endémicos de la administración pública: la explosión de documentos físicos y digitales que saturan oficinas y bodegas, así como la falta de control sobre los mismos que dificultan –y en muchos casos imposibilita- la recuperación de la información para fines propios de la institución o de la población en general.
Resolver este problema implica un trabajo multidisciplinario entre autoridades y tomadores de decisiones: gerencias administrativas, áreas técnicas y administrativas que generan los mayores volúmenes de información, y por otra parte, los que controlan y dan acceso a la misma: tecnologías, comunicaciones, acceso a la información y gestión documental. Hoy por hoy, estas cuatro áreas siguen operando aisladamente si una visión estratégica institucional.
La gestión documental engloba precisamente el ciclo administrativo compuesto por: la planeación, organización, dirección y control. Todo este ciclo se regula en las instituciones públicas a través de instrumentos como: Normas técnicas específicas de control interno, políticas institucionales, planes estratégicos, manuales de organización, de puestos, de funciones, procedimientos y otros derivados que permiten asegurar el cumplimiento de la función pública bajo los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia para el manejo de los recursos y servicios que son de todos y para todos. Cabe hacer una pregunta a las instituciones: ¿la creación, uso, control, acceso, conservación y disposiciones finales de los documentos están contempladas dentro de los instrumentos administrativos mencionados? Para responder a ello, veamos a continuación algunas recomendaciones que pueden ser atendidas durante esta emergencia.
I. La inclusión de la gestión documental en la revisión y elaboración del cuerpo normativo institucional.
Muchas de las instituciones se encuentran elaborando planes estratégicos y actualización de normativas, lo cual representa una gran oportunidad para las Unidades de Gestión Documental y Archivos en construir el andamiaje que sustente la gestión de los documentos como parte transversal a la institución. En los procesos de formación que se ha impartido sobre el tema, se han dado las orientaciones para definir los roles y responsabilidades de las autoridades, unidades productoras, unidades con responsabilidades específicas, así como el tipo de normativa relacionada para consolidar normativamente el sistema mencionado.
II. El trabajo con las unidades productoras de información.
Llamadas archivísticamente archivos de gestión- durante este periodo a través de comunicación electrónica o virtual, se puede definir y estructurar las series documentales de aquellas unidades que cuentan con su propia normativa de procesos y procedimientos; asimismo avanzar en la valoración (determinar plazos de conservación y disposiciones finales).
III. Uso de las TIC´s:
Uno de los principios de la informática en la administración pública debe ser la normalización y el cumplimiento con estándares internacionales. Esto quiere decir, que el uso de las tecnologías de información y comunicación debe contar con normas para los usuarios que se benefician como también para los que elaboran y administran las herramientas. En segundo lugar, ante la poca legislación nacional sobre el tema, se deben adoptar estándares internacionales para la administración pública orientada no solo al desarrollo de aplicaciones libres que procuren la economía, sino que además, buscan proteger la información pública en manos privadas y el uso no consentido de sus titulares.
La más reciente evaluación del componente de gestión documental evidencia la falta de normativa en el uso de estas tecnologías en las instituciones. En el mejor de los casos, estas se reducen al uso del correo electrónico mientras que la digitalización y uso de herramientas informáticas que automatizan parcial o totalmente procesos administrativos carecen de documentación alguna más allá de los expedientes de adquisición de los equipos y servicios que desconocemos si cumplen o no con estándares para la administración pública.
A manera de conclusión, las dificultades en el cumplimiento de las obligaciones de transparencia durante la actual emergencia deben ser vistas como una oportunidad para revisar y reforzar el andamiaje normativo y el ciclo administrativo en todos los entes obligados con un enfoque de transparencia, así como la articulación de las áreas técnicas relacionadas con la generación y acceso a la información pública, de tal manera que su cumplimiento no sea visto como una obligación extra o difíciles de cumplir. Todo esto requiere además de una socialización y seguimiento de la normativa para que ésta sea aprehendida y asumida por todas y todos los funcionarios. Esto nos permitirá estar mejor preparados para enfrentar futuras crisis o emergencias asegurando la continuidad de la organización con transparencia.
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